Pengertian produktif sering kali terlihat dalam diri seseorang yang mampu menyelesaikan berbagai tugas secara efisien dan tepat waktu. 

Mungkin kamu memiliki teman atau anggota keluarga yang selalu sibuk namun tetap terorganisir, dan tampak tidak pernah membuang waktu. 

Saking cepat dan teraturnya dalam bekerja, sebagian orang bahkan menganggap mereka seperti mesin atau robot.

Orang-orang yang memiliki pola kerja seperti itu umumnya menjalani hidup dengan jadwal yang tersusun rapi. Lalu sebenarnya, apa arti dari menjadi produktif? 

Produktivitas adalah suatu ukuran untuk menilai apakah suatu pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien.

Namun, bagaimana kita bisa mengetahui apakah diri kita termasuk orang yang produktif? Apakah ada cara untuk mengukur tingkat produktivitas kita setiap hari? 

Untuk memahami lebih jauh mengenai hal ini, mari simak penjelasan lengkap berikut tentang pengertian produktif dan bagaimana hal tersebut bisa diterapkan dalam kehidupan sehari-hari.

Pengertian Produktif

Pengertian produktif merujuk pada kemampuan untuk mencapai hasil yang diinginkan dengan menggunakan waktu dan tenaga seminimal mungkin. 

Saat seseorang berusaha menjadi lebih produktif, berarti ia sedang mengupayakan pencapaian tujuan secara efektif sambil tetap menyisihkan waktu untuk hal-hal yang juga penting dalam hidupnya. 

Dalam buku 6 Rahasia Menjadi Pribadi Produktif Tanpa Rasa Malas, dijelaskan bagaimana seseorang dapat membentuk pola pikir dan karakter diri agar mampu mengatasi rasa malas yang menghambat.

Mungkin kamu berpikir bahwa individu yang produktif adalah mereka yang terus-menerus sibuk sepanjang hari, berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya tanpa henti. 

Namun sebenarnya, meskipun kesibukan dan produktivitas terlihat mirip, keduanya memiliki perbedaan yang cukup jelas. 

Setelah memahami esensi dari produktivitas itu sendiri, kamu tidak akan lagi merasa tertekan oleh tenggat waktu yang menumpuk setiap hari.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas

Dalam pandangan Gomes yang disampaikan melalui bukunya yang terbit pada tahun 2003, tingkat produktivitas seseorang dapat dipengaruhi oleh sejumlah faktor penting. 

Berikut ini adalah beberapa unsur yang berperan dalam menentukan tinggi rendahnya produktivitas seseorang:

1. Pengetahuan

Pengetahuan merupakan hasil dari proses pendidikan yang diperoleh baik melalui jalur formal maupun non-formal. Informasi dan wawasan yang dimiliki oleh seseorang dapat membantu dalam menyelesaikan persoalan yang dihadapi. 

Selain itu, pemahaman yang luas juga dapat mendukung penyelesaian berbagai pekerjaan. 

Seseorang yang memiliki pengetahuan memadai diharapkan mampu menyelesaikan tugas dengan baik dan efisien, sehingga pengetahuan menjadi salah satu aspek penting yang menentukan tingkat produktivitas seseorang.

2. Keterampilan

Keterampilan adalah kemampuan teknis yang berkaitan dengan penguasaan dalam bidang tertentu. Kemampuan ini bisa diperoleh melalui proses pembelajaran atau latihan secara terus-menerus. 

Keterampilan menjadi faktor penting yang menunjukkan bahwa seseorang memiliki kapasitas untuk melaksanakan tugas-tugas teknis secara efektif. 

Dengan keterampilan yang dimiliki, seseorang akan lebih mudah menyelesaikan pekerjaan secara cepat dan efisien, dan hal ini tentu saja berdampak pada peningkatan produktivitas. 

Semakin baik keterampilan yang dimiliki, semakin tinggi pula produktivitas yang bisa dicapai.

3. Kemampuan

Kemampuan merupakan hasil dari perpaduan berbagai kompetensi yang dimiliki individu. Ini mencakup pengetahuan dan keterampilan sebagai elemen utama pembentuknya. 

Jika seseorang memiliki kedua elemen tersebut secara seimbang, maka ia juga akan memiliki kemampuan yang kuat. 

Dengan adanya kemampuan tersebut, seseorang akan lebih siap dalam mengerjakan tugas secara cepat dan efisien, yang pada akhirnya akan berkontribusi terhadap peningkatan produktivitas dalam aktivitas sehari-harinya.

4. Sikap

Sikap merupakan bentuk respons, baik yang menyenangkan maupun tidak, terhadap suatu objek, individu, atau peristiwa tertentu. Sikap seseorang terbentuk dari kebiasaan yang telah mengakar dalam dirinya. 

Bila kebiasaan tersebut membawa pengaruh positif bagi orang lain, maka secara tidak langsung hal itu juga memberikan manfaat bagi dirinya sendiri dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan.

5. Perilaku

Perilaku adalah cara seseorang merespons berbagai situasi atau kondisi yang terjadi, baik di lingkungan sosial, alam, maupun lainnya. Pola perilaku ini terbentuk dari kebiasaan yang telah ditanamkan sejak lama. 

Oleh karena itu, perilaku yang dimiliki seseorang akan sangat memengaruhi kemampuannya dalam bekerja sama serta menyelesaikan tugas dengan cara yang baik dan efisien.

6. Rentang usia kerja aktif

Berdasarkan hasil survei dari Sensus Penduduk Antar Sensus tahun 2015, total jumlah penduduk Indonesia telah mencapai angka 270 juta jiwa. 

Penduduk ini dikelompokkan dalam tiga kategori usia, yaitu kelompok usia belum memasuki masa kerja aktif (0–14 tahun) sebanyak 66,07 juta orang, kelompok usia kerja aktif (15–64 tahun) sebanyak 185,34 juta orang, dan kelompok usia yang sudah tidak berada dalam masa kerja aktif (65 tahun ke atas) berjumlah sekitar 18,2 juta orang.

Menurut proyeksi Sensus Penduduk, populasi Indonesia diperkirakan akan mengalami penambahan sebanyak 48 juta jiwa hingga tahun 2045. 

Melalui data ini dapat disimpulkan bahwa Indonesia saat ini berada dalam kondisi di mana jumlah individu pada usia kerja aktif jauh lebih besar dibandingkan dengan mereka yang belum atau tidak lagi berada dalam masa kerja produktif.

Tips agar Tetap Produktif

Berikut ini beberapa kebiasaan yang dapat membantu seseorang menjadi lebih efisien dalam menjalani aktivitas sehari-hari:

1. Mendahulukan tugas yang paling penting

Prinsip ini mungkin sudah sering disampaikan, namun tetap menjadi langkah yang tepat dalam meningkatkan efektivitas kerja. Menyelesaikan tugas utama terlebih dahulu akan membantu mengatur waktu dan energi secara lebih baik. 

Langkah awal yang perlu dilakukan adalah menyusun daftar pekerjaan yang harus diselesaikan. Dalam daftar tersebut, setiap pekerjaan memiliki tingkat urgensinya masing-masing.

Jika daftar tersebut disusun secara acak tanpa mempertimbangkan prioritas, kamu bisa terjebak dalam rutinitas yang tidak efisien karena mencampur pekerjaan penting dengan yang kurang mendesak. 

Sebaiknya, luangkan waktu di pagi hari untuk mengurutkan mana tugas yang harus segera ditangani dan mana yang bisa dikerjakan kemudian.

2. Mengembangkan kebiasaan bekerja dengan konsentrasi penuh

Setelah menyusun daftar pekerjaan, mungkin kamu akan menemukan beberapa tugas yang terasa berat atau sulit untuk dilakukan. 

Setiap orang pasti memiliki jenis pekerjaan yang berbeda tingkat kesulitannya, mulai dari yang ringan hingga yang membutuhkan tenaga dan pikiran lebih.

Banyak hal yang membuat suatu tugas terasa sulit—bisa karena durasinya panjang, memerlukan bantuan pihak lain, atau kurang menarik bagimu secara pribadi. 

Ada orang yang mampu mengerjakan banyak tugas sekaligus, namun tidak sedikit pula yang justru menyelesaikannya secara kurang maksimal.

Untuk menghadapi tugas yang berat, coba tetapkan waktu khusus yang konsisten setiap hari agar pekerjaan tersebut menjadi bagian dari rutinitas. Bila dilakukan secara berulang, hal itu akan membentuk kebiasaan yang justru terasa ringan seiring waktu.

3. Mengenali gangguan yang bisa menghambat pekerjaan

Ada banyak faktor eksternal yang bisa mengganggu konsentrasi saat bekerja. Salah satu yang paling umum adalah penggunaan media sosial. 

Ketika merasa lelah atau jenuh, banyak orang tanpa sadar mengambil ponsel dan membuka aplikasi seperti Instagram, Twitter, atau TikTok. Tanpa terasa, waktu yang terbuang bisa mencapai 10 hingga 30 menit.

Padahal, waktu tersebut bisa dimanfaatkan untuk menyelesaikan tugas lain. Jika merasa letih, kamu bisa memilih beristirahat sejenak atau melakukan tidur singkat agar tubuh kembali segar. 

Selain itu, buatlah catatan mengenai hal-hal yang berpotensi mengganggu fokusmu. Contohnya, saat sedang bekerja, kamu teringat harus mengambil cucian di laundry. 

Kebutuhan itu memang penting, namun bisa dialihkan ke waktu istirahat agar tidak mengganggu alur kerja yang sedang berlangsung.

4. Tentukan Sasaran Utama dalam Jangka Panjang

Salah satu kesalahan umum dalam meningkatkan efektivitas kerja adalah terlalu berfokus pada tujuan jangka pendek. Padahal, setiap tugas sebenarnya memiliki nilai masing-masing. 

Ketika sedang sibuk, sering kali kita merasa bahwa semua hal terlihat mendesak dan harus segera ditangani. Untuk menghindari hal tersebut, cobalah untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan tingkat urgensinya. 

Buat daftar pekerjaan yang perlu diselesaikan, lalu pisahkan ke dalam beberapa kategori: pertama, pekerjaan yang sangat penting dan harus segera dituntaskan; kedua, yang juga penting tapi bisa ditangani setelahnya; ketiga, pekerjaan yang kurang penting namun tetap harus dilakukan; dan keempat, tugas yang tidak begitu mendesak dan bisa ditunda.

Dengan cara ini, kamu bisa melihat lebih jelas mana aktivitas yang menyita waktu tanpa banyak memberikan hasil.

5. Terapkan Prinsip 80/20

Selain metode sebelumnya, kamu juga bisa menggunakan pendekatan 80/20 yang dikembangkan oleh ekonom asal Italia, Vilfredo Pareto. Konsep ini menyatakan bahwa 80% hasil berasal dari 20% usaha yang dilakukan.

Mereka yang memiliki tingkat efektivitas tinggi akan mencari tahu apa 20% bagian paling penting dari keseluruhan tugasnya. 

Setelah itu, mereka berupaya menyederhanakan atau memangkas 80% sisanya agar memiliki waktu lebih untuk hal-hal lain yang juga penting dalam hidup mereka.

6. Pecah Tugas Besar Menjadi Langkah-Langkah Kecil

Sering kali seseorang menunda pekerjaan bukan karena malas, melainkan karena merasa tugas tersebut terlalu besar atau rumit. 

Mungkin kamu juga pernah merasa kebingungan harus mulai dari mana karena tugas yang kamu hadapi tampak terlalu luas.

Jika kamu dihadapkan pada pekerjaan seperti ini, cobalah membaginya menjadi bagian-bagian yang lebih spesifik dan terukur. Tentukan sasaran kecil yang bisa dicapai secara bertahap. 

Misalnya, jika tugasmu adalah merapikan isi rumah, kamu bisa mulai dengan menyiapkan kotak untuk memilah barang, kemudian lanjut ke merapikan kamar pribadi, lalu kamar mandi, dan seterusnya. 

Dengan membagi pekerjaan menjadi langkah-langkah kecil, tugas yang besar akan terasa lebih ringan dan lebih mudah untuk diselesaikan.

7. Pentingnya Waktu Istirahat

Manusia membutuhkan waktu untuk beristirahat, sama halnya seperti mesin yang perlu waktu untuk mengisi ulang tenaga. Tidak ada individu yang mampu mempertahankan konsentrasi penuh selama berjam-jam tanpa henti.

Walau berbagai kebiasaan untuk meningkatkan efisiensi telah diterapkan, tubuh dan pikiran tetap membutuhkan jeda. Itulah mengapa istirahat menjadi elemen penting dalam menjaga performa.

Berbagai penelitian menunjukkan bahwa waktu rehat justru dapat mendongkrak produktivitas. 

Bahkan istirahat singkat, misalnya 10 hingga 15 menit, dapat membantu pikiran menjadi lebih segar dan mendorong munculnya ide-ide kreatif. Namun, penting untuk merencanakan istirahat secara sadar dan terstruktur. 

Misalnya, jika saat bekerja selama satu jam kamu tiba-tiba mengecek ponsel karena notifikasi, lalu tanpa sadar membuka media sosial, hal itu bukanlah bentuk istirahat, melainkan gangguan.

Untuk menghindari hal semacam ini, kamu bisa mencoba metode Pomodoro. Teknik ini menyarankan agar kamu bekerja selama 25 menit, lalu beristirahat selama 5 menit, dan mengulanginya secara konsisten.

8. Kurangi Pengambilan Keputusan untuk Hal-Hal Sepele

Banyak tokoh terkenal yang memilih untuk menyederhanakan hidup mereka dengan mengurangi keputusan-keputusan kecil. 

Contohnya adalah Barack Obama yang pernah menyatakan bahwa ia tidak ingin membuang energi untuk memilih pakaian yang akan dikenakan.

Hal serupa juga dilakukan oleh Steve Jobs, pendiri Apple, yang sering terlihat mengenakan pakaian yang sama.

Obama pernah mengungkapkan bahwa ia memiliki banyak keputusan penting yang harus dibuat setiap hari. Oleh karena itu, ia menghindari menguras energi mental untuk keputusan-keputusan yang tidak terlalu signifikan.

Dalam kehidupan sehari-hari, kamu bisa menerapkan prinsip serupa. Bedakan antara keputusan yang benar-benar penting dan yang bisa dikesampingkan. 

Misalnya, saat berada di toko buku dan bingung memilih antara dua buku, ambil keduanya jika memungkinkan, atau pilih satu yang paling menarik dan sisanya bisa dibeli di lain waktu.

9. Siapkan Alternatif Saat Rencana Tidak Berjalan

Tak jarang rencana yang telah disusun dengan matang harus berubah karena kendala yang tidak terduga. 

Misalnya, ketika kamu sudah menyusun agenda padat namun tiba-tiba AC di rumah rusak dan kamu harus memanggil teknisi. Atau kamu lupa membeli bahan makanan untuk makan malam.

Banyak orang sering kali meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Hal ini dikenal dengan istilah kesalahan dalam perencanaan.

Riset menunjukkan bahwa kita sering melupakan beberapa tanggung jawab atau tidak memperkirakan secara realistis waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

Seseorang yang terbiasa menyelesaikan banyak hal biasanya selalu menyiapkan opsi cadangan. 

Misalnya, ketika merasa minggu ini terlalu penuh untuk bertemu teman, banyak orang akan menundanya ke minggu depan—padahal minggu depan bisa jadi sama sibuknya.

Akan lebih baik jika kamu langsung menyusun rencana alternatif agar tetap bisa menjalani aktivitas sesuai jadwal meski ada perubahan mendadak.

10. Kerjakan Sesuatu Meski Belum Merasa Termotivasi

Tidak sedikit orang yang memilih untuk mulai bekerja hanya ketika merasa bersemangat atau mendapat inspirasi. 

Contohnya, ada yang baru merapikan rumah ketika tiba-tiba merasa tergugah, atau baru mulai olahraga setelah melihat unggahan teman di media sosial.

Sebaliknya, orang-orang yang terbiasa menyelesaikan pekerjaan tidak menunggu datangnya motivasi. Mereka cenderung langsung memulai, apapun suasana hatinya.

Jika kamu merasa sulit memulai sesuatu, kemungkinan besar itu karena kamu melihat tugas tersebut sebagai satu kesatuan besar dan kompleks.

Dalam buku yang ditulis oleh Anne Lamott, ia menyarankan untuk menulis apa saja yang muncul di pikiran, tanpa menunggu datangnya inspirasi. 

Bahkan ia menyarankan untuk mulai dari hal-hal sederhana seperti menuliskan kata-kata yang terlihat di sekeliling. Intinya, semakin cepat kamu memulai, semakin besar kemungkinan kamu akan menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Sebagai penutup, memahami pengertian produktif membantu kamu mengelola waktu dan energi agar hasil kerja lebih maksimal tanpa merasa terbebani.