Pengertian outsource adalah sistem perekrutan tenaga kerja oleh perusahaan melalui pihak ketiga atau penyedia jasa tertentu.
Di tengah perkembangan teknologi dan berbagai sektor lainnya, perusahaan dituntut untuk terus menyesuaikan diri, salah satunya dengan mengadopsi sistem outsource yang semakin banyak digunakan.
Meski istilah ini cukup sering dijumpai di berbagai media, tidak semua orang—terutama pencari kerja—memahami makna sebenarnya dari outsource.
Dalam praktiknya, sistem ini memungkinkan perusahaan memperoleh tenaga kerja tanpa merekrut langsung, melainkan melalui pihak ketiga yang menyediakan layanan penyaluran tenaga kerja.
Bagi para pencari kerja, memahami sistem kerja yang diterapkan oleh perusahaan tujuan sangat penting.
Hal ini dapat membantu menghindari munculnya rasa kecewa setelah diterima bekerja. Kekecewaan tersebut bisa berdampak pada performa kerja dan kenyamanan saat menjalankan tugas di dalam perusahaan.
Karena itu, penting bagi setiap calon karyawan untuk memahami dengan jelas pengertian outsource sebelum bergabung dengan perusahaan yang menggunakan sistem tersebut.
Pengertian Outsource
Berlandaskan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, pengertian outsource mengacu pada penyedia jasa tenaga kerja atau ahli daya.
Dalam konteks psikologi industri, tenaga kerja outsource merupakan pekerja kontrak yang direkrut melalui perusahaan penyedia jasa tersebut.
Awalnya, pekerjaan yang dialokasikan oleh perusahaan outsourcing umumnya tidak berkaitan langsung dengan kegiatan utama perusahaan, serta tidak mempertimbangkan pengembangan karier.
Contoh bidang kerja yang umum dikelola oleh pihak ketiga ini meliputi petugas keamanan, operator telepon, call center, serta petugas kebersihan.
Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk merekrut tenaga kerja melalui skema ini, maka perusahaan tidak lagi berkewajiban memberikan fasilitas tambahan seperti tunjangan makan maupun perlindungan kesehatan melalui BPJS, karena seluruh tanggung jawab tersebut telah dialihkan kepada pihak outsourcing.
Namun, meskipun sistem ini terkesan lebih efisien dari sisi operasional perusahaan, justru dapat merugikan para pekerja.
Salah satu penyebabnya adalah potongan gaji yang diberlakukan oleh perusahaan induk terhadap tenaga kontrak tersebut, yang nilainya dapat mencapai 30 persen dan tidak disertai prospek karier.
Walaupun para pekerja umumnya menyadari adanya potongan gaji sebagai bentuk pembayaran jasa kepada perusahaan penyedia tenaga kerja, tidak semua dari mereka mengetahui besaran potongan tersebut secara pasti.
Sistem Kerja Outsource
Deskripsi Cara Kerja Outsourcing
Pada sistem kerja outsourcing, prosedur dalam merekrut tenaga kerja sejatinya tidak jauh berbeda dari metode rekrutmen yang biasa dilakukan.
Perbedaannya terletak pada siapa yang melakukan perekrutan: bukan perusahaan pengguna langsung, melainkan pihak ketiga atau penyedia layanan tenaga kerja.
Setelah proses seleksi selesai dan kontrak kerja disetujui oleh kedua belah pihak, maka pihak penyedia akan mengirimkan pekerja ke perusahaan yang membutuhkan.
Pekerja tersebut akan melaksanakan tugas di perusahaan pengguna sampai masa kerja sesuai kontrak berakhir.
Dalam pelaksanaannya, hubungan kerja diatur melalui kontrak kerja tertulis, baik itu dalam bentuk perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu maupun tanpa batas waktu tertentu.
Jika terjadi ketidakpastian mengenai keberlanjutan hubungan kerja, maka tanggung jawab sepenuhnya berada di tangan penyedia tenaga kerja.
Merujuk pada ketentuan yang tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, bila tenaga kerja kontrak dipekerjakan melalui sistem ini, maka kontraknya wajib mencakup perlindungan hak tenaga kerja, terutama ketika terjadi pergantian penyedia layanan, selama pekerjaannya masih dibutuhkan.
Aturan ini bertujuan untuk menjaga kestabilan hak tenaga kerja.
Prosedur Penerimaan Pekerja
Proses penerimaan tenaga kerja yang dijalankan oleh penyedia layanan ini serupa dengan perusahaan pada umumnya.
Tahapan yang dijalani oleh calon tenaga kerja bisa berupa ujian tertulis, sesi wawancara, serta berbagai proses seleksi lain sesuai dengan ketentuan dari penyedia tenaga kerja tersebut.
Seluruh tahapan ini dilakukan oleh pihak ketiga, bukan oleh perusahaan yang nantinya akan menerima tenaga kerja tersebut.
Pengelolaan Penggajian
Mengenai pembayaran upah, seluruh kewenangan berada pada penyedia layanan. Setelah gaji diberikan kepada tenaga kerja, penyedia kemudian menagih biayanya kepada perusahaan yang menggunakan jasa mereka.
Besarnya gaji yang diterima oleh tenaga kerja bisa saja telah dikurangi sesuai dengan kebijakan masing-masing penyedia.
Namun demikian, sampai saat ini belum ada regulasi yang secara rinci mengatur berapa besar gaji yang harus dibayarkan kepada tenaga kerja outsourcing.
Hal ini memberi kebebasan kepada setiap penyedia untuk menetapkan besaran upahnya, asalkan tetap berada dalam batasan upah minimum yang berlaku.
Meski begitu, lembaga yang menaungi sektor penyedia tenaga kerja menyampaikan bahwa penyedia layanan tidak diperbolehkan memotong gaji dari tenaga kerja secara langsung.
Hal ini dikarenakan mereka telah menerima pembayaran bulanan dari perusahaan pengguna sebagai bentuk kompensasi. Pernyataan ini pun mendapat dukungan dari salah satu penyedia layanan terbesar di Indonesia, yaitu ISS.
Poin Penting yang Harus Diperhatikan Tenaga Kerja Outsource
Oleh karena sistem kerja di perusahaan outsource memiliki perbedaan dengan perusahaan biasa, penting bagi calon tenaga kerja untuk memahami sejumlah hal penting.
Pemahaman ini sebaiknya dimiliki sebelum kontrak kerja resmi ditandatangani. Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan oleh tenaga kerja:
Jam kerja
Yang dimaksud dengan jam kerja meliputi waktu mulai bekerja, waktu pulang, serta waktu istirahat yang disediakan. Pemahaman yang jelas terkait waktu-waktu tersebut akan membantu tenaga kerja menjalankan tugasnya secara maksimal.
Gaji dan tunjangan
Tenaga kerja harus mengetahui dengan pasti nominal gaji serta tunjangan yang akan diterima, termasuk jadwal pembayarannya. Hal ini bertujuan untuk mencegah keterlambatan pembayaran yang dapat memengaruhi performa kerja.
Jumlah gaji dan tunjangan serta jadwal pembayarannya harus sesuai dengan kesepakatan awal sebelum perjanjian kerja dibuat. Pihak penyedia jasa outsource tidak diperkenankan melakukan pemotongan terhadap gaji tenaga kerja.
Jangka waktu perjanjian
Bagi calon karyawan yang akan bekerja di bawah naungan perusahaan outsource, perlu dipastikan bahwa masa kerja yang ditawarkan sesuai dengan isi kontrak.
Perjanjian kerja ini biasanya disesuaikan dengan durasi kerja sama antara perusahaan outsource dan perusahaan klien.
Hal ini berarti jika perusahaan klien mengakhiri kontraknya dengan penyedia jasa outsource, maka hubungan kerja antara karyawan dengan perusahaan klien juga turut berakhir.
Lokasi kerja
Calon tenaga kerja harus mengetahui lokasi penempatannya dengan pasti dan harus sesuai dengan yang telah disepakati sebelumnya.
Dengan begitu, perusahaan tidak memiliki hak untuk menempatkan karyawan di lokasi yang berbeda setelah proses rekrutmen selesai dilakukan.
Posisi dan tugas
Setiap orang yang akan bekerja melalui sistem outsource perlu memahami dengan jelas posisi mereka di perusahaan penyedia jasa serta tanggung jawab yang harus dijalankan di tempat kerja klien.
Pemahaman ini akan membantu meningkatkan efektivitas kerja dan mendukung kelancaran operasional di lingkungan kerja.
Penyelesaian Permasalahan
Dalam suatu organisasi, apa pun sektor usahanya, tidak terlepas dari adanya berbagai macam tantangan. Permasalahan yang muncul pun bisa sangat beragam, tergantung pada situasi dan kondisi di dalam lingkungan kerja.
Di antara permasalahan yang kerap terjadi adalah pelanggaran terhadap aturan yang dilakukan oleh pekerja, serta konflik di antara para tenaga kerja yang berasal dari pihak ketiga atau penyedia layanan outsourcing.
Tanggung jawab untuk menangani konflik yang timbul tersebut berada di tangan perusahaan penyedia jasa outsourcing. Sementara itu, perusahaan pengguna jasa tidak memiliki hak untuk turut campur dalam proses penyelesaian masalah tersebut.
Hal ini dikarenakan secara hukum, tidak terdapat ikatan kerja antara tenaga kerja outsourcing dengan perusahaan pengguna jasa tersebut.
Kelebihan Outsource
Menajamkan konsentrasi pada tugas utama
Dengan memanfaatkan sistem alih daya, pekerjaan yang dianggap kurang krusial bisa dialihkan kepada tenaga dari luar perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan lebih fokus dalam menjalankan fungsi-fungsi inti yang memiliki prioritas tinggi.
Menekan serta mengatur biaya operasional
Jika dibandingkan dengan merekrut karyawan tetap, menggunakan layanan alih daya cenderung lebih hemat secara finansial.
Selain itu, metode ini juga dapat mengurangi beban biaya yang tidak terduga, sebab rincian pekerjaan dan kompensasi sudah ditentukan secara jelas sejak awal dalam kontrak kerja sama.
Mendukung jalannya fungsi operasional tertentu
Perusahaan yang tengah berupaya meningkatkan kepuasan pelanggan, memperluas pasar, atau memperkuat daya saing di industri, akan sangat terbantu dengan sistem ini.
Untuk mencapai tujuan tersebut, dibutuhkan tenaga kerja yang kompeten, dan penyedia alih daya dapat menjadi solusi dalam penyediaannya.
Menambah pilihan sumber daya manusia
Sistem ini bisa menjadi sarana bagi perusahaan untuk memperluas akses ke calon tenaga kerja. Melalui penyedia layanan alih daya, perusahaan bisa mendapatkan kandidat yang memenuhi kualifikasi dalam jumlah besar.
Prosesnya pun fleksibel, karena perusahaan dapat menentukan sendiri kriteria yang diinginkan atau menyerahkan seleksi kepada pihak penyedia.
Kekurangan Outsource
Potensi kendala dalam komunikasi
Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk memanfaatkan tenaga kerja dari pihak ketiga, maka pengawasan terhadap kinerjanya menjadi lebih menantang dibandingkan jika rekrutmen dilakukan secara langsung.
Hal ini bisa menimbulkan kesulitan dalam koordinasi dan penyampaian informasi.
Apabila pihak ketiga berasal dari luar negeri, tambahan tantangan seperti perbedaan bahasa dan zona waktu juga perlu dipertimbangkan, yang dapat semakin menyulitkan pemantauan karyawan karena faktor jarak geografis.
Munculnya rasa tidak aman di kalangan karyawan tetap
Ketika pekerja internal menyaksikan bahwa posisi rekan mereka digantikan oleh tenaga alih daya, muncul kekhawatiran bahwa mereka juga bisa mengalami hal serupa.
Kekhawatiran ini dapat memengaruhi psikologis karyawan, sehingga berdampak pada semangat kerja dan tingkat produktivitas. Akibatnya, pencapaian target yang telah dirancang sebelumnya bisa saja terganggu.
Perbedaan standar kualitas
Mengandalkan penyedia tenaga kerja berarti perusahaan mempercayakan pelaksanaan tugas kepada pihak eksternal, dengan harapan kualitas kerja sesuai dengan ekspektasi.
Namun, apabila terdapat ketidaksesuaian persepsi mengenai standar yang digunakan, maka hasil akhir bisa berbeda dari yang diharapkan.
Risiko terhadap kerahasiaan dan keamanan meningkat
Akses terhadap sistem internal perusahaan—termasuk data, jaringan, dan sumber daya lainnya—menjadi lebih terbuka ketika melibatkan tenaga kerja dari luar. Risiko ini juga muncul setiap kali ada personel baru yang bergabung.
Oleh karena itu, penting untuk menyaring informasi yang dibagikan secara hati-hati agar data sensitif tidak tersebar ke pihak yang tidak berwenang. Apabila terjadi kebocoran informasi, konsekuensinya dapat merugikan perusahaan secara serius.
Contoh Perusahaan Outsourcing di Indonesia
ISS
ISS merupakan perusahaan berskala internasional yang bergerak dalam layanan alih daya dan telah dikenal secara luas.
Jaringan operasionalnya menjangkau lebih dari 45 lokasi di berbagai negara, sehingga mampu menawarkan pendekatan inovatif serta wawasan mendalam kepada para pelanggannya, termasuk yang berasal dari sektor-sektor seperti teknologi, penerbangan, layanan kesehatan, hingga keuangan.
Hingga kini, ISS telah memberikan layanan kepada sekitar 60.000 klien yang tersebar di lebih dari 30 negara. Layanan yang ditawarkan mencakup pengelolaan fasilitas kerja, keamanan, kebersihan, jasa boga, serta dukungan teknis di berbagai bidang industri.
Artha Kreasi Utama (AKU)
PT Artha Kreasi Utama adalah perusahaan nasional yang berfokus pada penyediaan tenaga kerja dan berkantor pusat di Jakarta. Perusahaan ini menyediakan tenaga profesional yang telah memiliki keahlian serta pengalaman di berbagai bidang.
Layanan yang tersedia mencakup penyediaan tenaga kerja untuk posisi sales maupun pekerja pendukung, serta dukungan dalam bentuk kemitraan, proses rekrutmen, dan pengelolaan tenaga kerja secara menyeluruh untuk perusahaan klien.
VADS
VADS merupakan anak usaha dari TM One yang berada di bawah naungan TM Group dan berpusat di Malaysia. Perusahaan ini melayani berbagai sektor, mulai dari lembaga keuangan, komunikasi, layanan publik, pemerintahan, hingga bidang kesehatan.
VADS mulai beroperasi di Indonesia sejak 1 Desember 2008 dan telah berkembang menjadi salah satu penyedia layanan terdepan. Selain memiliki kantor pusat di Jakarta, VADS juga hadir di kota-kota besar lain seperti Yogyakarta dan Semarang.
Bhaktiservice.com
PT Bhakti Satria Persada hadir sebagai penyedia tenaga alih daya untuk berbagai posisi seperti petugas kebersihan, staf pendukung kantor, pengemudi, dan personel keamanan.
Perusahaan ini telah dikenal berkat kualitas pengelolaan sumber daya manusianya yang solid dan siap memberikan kontribusi nyata kepada para klien.
Didirikan sejak tahun 2006, Bhakti Satria Persada telah mendukung lebih dari 150 perusahaan berskala menengah hingga besar. Beberapa nama besar yang pernah menggunakan jasanya antara lain Bank Windu, Coca Cola Amatil, dan Tirta Amarta.
KPSG
Didirikan pada tahun 1990, KPSG merupakan salah satu perusahaan yang cukup lama berkiprah dalam bidang alih daya di Indonesia. Seiring waktu, perusahaan ini telah berkembang menjadi penyedia layanan manajemen bisnis.
KPSG terus mengalami perkembangan dari segi layanan dan cakupan. Saat ini, mereka telah mempekerjakan lebih dari 5.000 tenaga kerja alih daya dan telah bermitra dengan sekitar 270 perusahaan dari berbagai sektor usaha.
Sebagai penutup, dengan memahami pengertian outsource, perusahaan dapat lebih bijak dalam memanfaatkan tenaga eksternal untuk mendukung efisiensi dan fokus pada tujuan utama.